『先送り』書類整理術、ライターが提案します！

物事はなんでも「先送りする事は良くない」と、よく言われます。

でも、ライターの書類整理だけは、『先送り』こそ効率アップのポイントです！

 

何をどう先送りするのか。ライター特有の事情も含め、書きたいと思います。

 

（画像：ＰＩＸＡＢＯＹ）

 

◆ライターは「たぶん不要だけど、捨てられない」書類が多い

 

物が片付けられない人の特徴として

「不要とわかっているが捨てられない」という点が挙げられがちです。

ライターは日常的に、多くの書類に囲まれて仕事をしますから、

捨てずに溜めていけば、どんどんと机上の作業スペースが奪われ、

仕事の効率自体が落ちていくこともイメージできます。

 

だからとって、何でもポイポイ捨てられない。

これは性格の問題ではなく、業務上の理由で、

「たぶん不要だけど、万一の場合に備えて捨てられない」書類が多いんですね。

 

具体例と理由を挙げれば、

・取材メモ＝出版後に問題やクレームが発生した際、詳細な取材内容を相手に提示する必要が生じる

・取材先リスト＝類似するジャンルで他の媒体を発刊する際、意図的に取材先の重複を避ける

・校正紙＝出版後に誤りが見つかった場合、どちらに非があったかを校正紙で判断する

など。

業務のリスクを回避するために、これら書類はどうしても置いておくべきなんです。

 

「じゃあ、スキャンすれば？」なんて、みんなに言われます。

もちろん、私もやってはみました。

でもうまくいかない。

取材メモなんかは、書く字の濃淡や大小にバラツキがあって、

スキャンして、いざ使おうとした時に

「見えない」「判別できない」となって、頭を抱えた経験もあります。

 

あきらかに不要な書類は、サッサと捨てるにしても、

とりあえず書類の多くは捨てずにとっておき、

整理自体も先送りしてしまった方が、時間も労力も効率的だと考えます。

 

そして、発刊から日数が経過し、「問題」や「クレーム」がほぼ発生しない期間になってから

一気に書類の要・不要を判断して、整理をやっていく。

この方が作業効率も上がり、作業にかかる時間も大幅に短縮できると考えています。

 

◆先送りする期間の目安は？

とはいえ、書類を放置しておくと

1週間もすれば、机周りには書類の山ができてしまいますから、

上手に整理し、処分しなければなりません。

 

これは携わる媒体によっても様々ありますが、原則私は「発刊からおよそ6カ月間」で

先送りしていた整理に着手し、書類をバサーッと捨てるようにしています。

例えば雑誌の場合には、名刺や取材先リストだけを残しておき、

ほかはすべて処分します。

本当は取材メモなんかも残しておくと良いのでしょうが、

とくにグルメ取材なんかだと、メモに付着した油分などが原因で

メモ自体が虫に喰われることも。

なので、ひと思いに捨てています。

 

『先送り』書類整理術。

書籍編集の方、このタイトルで出版できたりしませんか？

そんな売り込みもやりつつ、今日の私は合間に書類整理をやってます。

 

―残り6年と361日―